Skenaario 1 - Yhdessä organisaatiossa

1. Ratkaisukuvaus "Yhdessä organisaatiossa", toimeksiannossa annettu tehtävä

Nykytilanne (tekstiosuus on sama kaikissa skenaarioissa)

Kuva: ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon
nykytilanne henkilöstömäärineen (noin).
Nykytilanteessa Meri-Lapissa suoraan ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tehtävissä työskentelee noin 130 henkilöä noin 20 työyhteisössä. Työ on sidottu ainakin pääosin perinteisesti vakansseihin ja fyysiseen työpaikkaan. Työ jäsentyy lähes yhtä moneen erilaiseen tehtäväkuvaan ja paikkaan kuin mitä henkilöitä on. Näin muodostunut työ on helposti hyvin haavoittuvaa ja synergiahyötyjä on hyvin vaikea saada. Toimintakulttuurit yleensä kuntaorganisaatioissa ovat hyvin erilaisia verkostoihin ja alati muuttuvaan maailmana tottuneessa ICT:ssä kuin kuukauden tai vuoden rytmityksiin ja niiden mukaan tuomiin rytmityksiin tottuneissa henkilöstöhallinnossa ja taloushallinnossa. ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon resurssit suhteessa työntekomääriin vaihtelevat eri organisaatiossa suuresti. Niin pitää ollakin toimialojen erilaisuuden myötä. Yhteensä työntekijöitä on noin 5200 näissä organisaatioissa. Henkilötyövuosia tehdään noin 5500, ehkä hieman enemmänkin. ICT-, taloushallinto ja henkilöstöhallintohenkilöstö on samaa suuruusluokkaa kokonaisuutena katsottuna. Henkilöstöä (htv) yhtä henkilöstöhallinnon työntekijää kohden on luokkaa 150. Tietohallinnossa luku on suunnilleen sama - vertailulukuna se saattaa olla aivan yhtä hyvä kuin ICT-kustannusten suhde liikevaihtoon. Taloushallinnossa vertailulukuna käytetään talouden loppusummaa ja tositteiden määrää. Henkilöstömäärä voi merkittävimpänä kulueränä olla sielläkin kohtuullisen hyvä vertailuperuste, ei niin selkeästi kuin henkilöstöhallinnossa tai ICT:ssä. Yksittäisen organisaation ja yksittäisen toiminnon kohdalla resurssihaaste on varmasti totta. Kokoanaisuutena resurssit ovat erittäin hyvät. Yhdessä organisaatiossa toteutettuna suunnilleen vastaava henkilöstömäärä 2013 oli mm. Lahden kaupungissa (5214 htv), siellä myös henkilöstöjakauma vastaa suunnilleen (hyvin karkea arvio) Meri-Lapin kuntaorganisaatioiden henkilöstöjakaumaa (500 nimikettä, hoitola suurin, opetusala toiseksi suurin). Karkeasti voi sanoa, ei tietenkään mitenkään suoraviivaisesti vertailua voi tehdä, että jos tehtävät on hoidettavissa puolella, ehkä jopa kolmanneksella nykyisestä henkilöstömäärästä. Korostamme, että sen tekeminen vain resursseja pienentämällä oli Meri-Lapin kannalta tuhoisaa.

Henkilöstöhallinto

Työtehtävät ovat henkilöstöhallinnossa hyvin samankaltaiset. Sopimuksia kunnan sisällä on useita ja haasteet syntyvät yhtä suurina isoissa ja pienissä kunnissa. Kuntayhtymissä henkilöstöhallinnon näkökulmasta tilanne helpottuu, kun sopimusten määrä vähenee. Kaikki kyseessä olevat organisaatiot ovat suuriksi organisaatioiksi luokiteltuja - niitä koskee sama lainsäädäntö ja samat velvollisuudet palvelusuhteiden ja esimerkiksi työsuojelun suhteen. Kuntatyöantaja tekee yhteisiä tulkintoja ja linjauksiin liittyvä tietopohja on yhtenäinen. Yhteistyösuhteet Kelaan, Kuntatyönantajaan ja Työvoimahallintoon ovat samankaltaiset. Heterogeenisuus on kunnan sisällä, kuntien välillä sitä ei ole. Tapa toimia näyttäisi nopeasti katsottuna tosin poikkeavan toisistaan. Esimerkiksi 50 opettajan palkan laskeminen vie kyllä aikaa ja vaatii ammattitaitoa. Mutta 500 opettajan palkan laskeminen ei vaadi sitä edes kahta kertaa enempää. ETLAn tutkimuksen mukaan palkanlaskija on hyvin todennäköisesti häviävien ammattien joukossa. Henkilöstöhallinnossa(kin) rutiinityö siirtyy pois ja tilalle voidaan rakentaa osamaisen kehittämisen ja työhyvinvoinnin kehittämisen työtä, joka vaikuttaa koko kuntatyön tuottavuuteen.

ICT

ICT on muuttunut yleisinnovaatioksi, joka muuttaa koko yhteiskuntaa radikaalilla tavalla. Digitaalinen palvelutuotanto on totta. Sanotaan ICTn muuttavan työtä enemmän kuin sähkön aikanaan - keskeisinä digitaalisen palvelutuotannon aloina on opetus ja terveydenhuolto. ICTn rooli muuttuu pilvipalveluiden ja kuluttajistumisen aikana todella nopeasti. Mikrotuki esimerkiksi yrityksissä annetaan (sikäli kun sitä vielä on) yhä useammin Intiasta ja verkot muuttuvat sähköverkon kaltaisiksi. Muutos ei ole tulevaisuutta vaan se on tässä tällä hetkellä. ICT-henkilöstön työ on muuttunut, ammatteja häviä ja tilalle nousee tietojohtamisen tehtäviä ja ketterän uusien teknologioiden käyttöönoton osaaminen. Työ linkittyy suoraan henkilöstöhallintoon ja taloushallintoon.

Taloushallinto

Taloushallinnon työ muuttuu eteenpäinkatsovaksi ennustamiseksi. Rutiinit siirtyvät ensin ulos ja sitten koneille - historiaa hyvin nopeasti ovat kirjanpito nykymuodossaan, tiliöinnit, ostoreskontra. Myös taloussuunnittelun rooli muuttuu proaktiiviseksi. Linkit ICT:n ovat ja myös henkilöstöhallintoon ovat erittäin suuret. ETLAn tutkimuksen mukaan erittäin todennäköisesti häviävien ammattien listalla on kirjanpitäjä.

2. Skenaario "Yhdessä organisaatiossa"

Ohjausryhmän kokouksessa skenaario jaettiin kahteen vaihtoehtoon
  • perustettava uusi kuntayhtymä
  • olemassa olevan kuntayhtymän muutos

Yksi yhteinen organisaatio

ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon koko henkilöstö ja tehtävät siirretään yhteiseen organisaatioon. Nämä tehtävät kirjataan perussopimukseen, jonka kuntien valtuustot hyväksyvät. Olemassa olevien tehtävien siirtoon ei tyydytä vaan lisäksi, perustaksi kirjataan, kuntatyön tuottavuuden lisääminen. Kuntayhtymä hoitaa jäsenkuntiensa puolesta uutena juridisena henkilönä perussopimuksessa määriteltyjä tehtäviä. Nyt määriteltävä tehtävä on hyvin strateginen, sillä ei ole tukipalveluluonnetta.

Vaihtoehtoja organisoinniksi on kolme

A: Kokonaan uusi liikelaitoskuntayhtymä olemassa olevien organisaatioiden rinnalle
B. Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymän perussopimuksen muutos ja tehtävien siirto sinne
C. Uusi kuntayhtymä, Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymän tehtävien siirto uuteen kuntayhtymään ja sen lopettaminen

Kaikissa ratkaisuissa perussopimus kannattaa muuttaa vastaamaan uutta strategista tehtävää.  Samalla johtamisjärjestelmä ja hallinto kannattaa rakentaa uutta tehtävää vastaavaksi. Henkilöstön kannalta kaikki ratkaisut ovat yhdenvertaisia.

Perussopimus tai perussopimusken muutos ja hallinnon järjestäminen


Tehtävä on radikaali muutos nykyisessä tavassa toimia. Siksi myös perussopimuksen on oltava hieman tavanomaisesta poikkeava (kevyt ehdotus, kotipaikan arvoimme Kemin ja Tornion välillä).

Kuntayhtymän nimi: Meri-Lapin kuntatyön kehittämisen liikelaitoskuntayhtymä
Kotipaikka: Tornio
Jäsenkunnat: Kemi, Keminmaa, Tervola, Tornio, Simo
Tehtävät: Kuntatyön tulevaisuuden turvaaminen Meri-Lapin alueella = kuntatyön tuottavuuden kehittäminen niin, että vähintään nykyiset palvelut tuotetaan vähintään 500 htv:tä pienemmällä panoksella. Digitaaliseen palvelutuotantoon siirtymisen tuki, ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon palveluiden tuottaminen mahdollisimman yhtenäisesti.   
Kuntayhtymän päätöksenteko ja hallintomalli: Liikelaitoskuntayhtymä toimieliminä yhtymäkokous ja kuntayhtymän hallitukseen rinnastettava johtokunta
Toimielimet: Yhtymäkokous ja johtokunta.Johtokunnan tehtäviin kuuluu yhtymäkokouksen päätösten valmistelu, täytäntöönpano ja laillisuuden valvonta. Johtokunta valvoo kuntayhtymän etua ja jollei johtosäännössä toisin määrätä, edustaa kuntayhtymää ja käyttää sen puhevaltaa. Johtokunnalla on oikeus antaa tarvittaessa ohjeita kuntayhtymää eri yhteisöjen, laitosten ja säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille.
Valinnat: Yhtymäkokousedustajat nimittää kuntien valtuustot. Äänivaltaa käytetään kuntien asukasluvun suhteessa. Johtokunnan jäsenet ovat jäsenkuntien kuntajohtajat ja kuntayhtymien johtajat. Äänivalta määräytyy organisaatioiden jäsenkuntien alueella työskentelevän henkilöstömäärän perusteella (ehkä?).

 

Organisointi ja uusi toimintakulttuuri

Henkilöstö siirtyy uuteen liikelaitoskuntayhtymään liikkeenluovutuksesta määrätyin ehdoin. Se merkitsee ns. vanhana työntekijää siirtymistä. Sen kannattaa antaa merkitä myös viiden vuoden tuotannollisista ja taloudellisista syistä irtisanomisen turvaa. Henkilöstölle voidaan kuitenkin osoittaa tehtäviä myös peruskunnista ja näiden yhteisistä muista kuntayhtymistä. Työpaikka sijaitsee kaikille Meri-Lapin alueella.  Sijoittumista tietylle alueella ei kannata erikseen tehdä, vaan varmistaa liikkuvuus. Organisaatiosta tulee ainakin alkuvaiheessa iso. Sitä ei kannata organisoida nykyisessä rakenteessa, vaan lähteä uusiin tehtäviin - antamalla työn monimuotoistua ja irrota haavoittuvista lokeroista.

Voimat yhdistämällä saadaan erittäin vahva organisaatio.
Organisaation sisäinen rakenne voisi näyttää seuraavalta:


Ehdotus uuden liikelaitoskuntayhtymän organisaatiorakenteeksi.
Johtoryhmä muodostuu viidestä vastuullisesta johtajasta.
Organisaation työskentely tapahtuu alusta asti vahvasti verkossa, päivittäisissä verkkotapaamisissa. Se muodostaa yhteisen keskustelun rungon. Ehdotamme jokaiseen organisaatioon yhtä yhteistä tilaa, ehdottomasti ilman nimettyjä paikkoja, joissa organisaation jäsenet voivat työskennellä. Liikkuvuus ja paikkoihin sitoutumattomuus on ehdottoman tärkeää. Paikkojen sisällä vuorovaikutuksen syntyminen on tehtävä uudella raketneell.

Organisaation keskeisenä tavoitteena on lisätä kuntatyön tuottavuutta jäsenkunnissa ja olemassa olevissa kuntayhtymissä. Tavoite on 500 henkilötyövuoden vähennys. Samalla tehtävät omassa organisaatiossa muuttuvat ja tehostumista tapahtuu. Oman organisaation tehostaminen tapahtuu niin, että henkilöstövähennysten yhteydessä kahta vähentynyttä paikkaa kohden voidaan täyttää aina yksi paikka. Tämä ratkaisu ei ole kunnan tai yksittäisen organisaation oma, vaan tämän organisaation johtoryhmän yhteinen ratkaisu. Kolmen vuoden kuluessa voidaan arvioida organisaation henkilötyömäärän laskeneen alle sadan jlman työn siirtämistä. Henkilötyövuosien laskua ei tehdä siirtämällä työtä tehtäväksi toisaalla. Keskeisenä tavoitteena on, että koko nyt muodostettavan yksikön työ tehdään jatkossakin Meri-Lapin alueella. Tässä ajattelussa edelleen kuntatyönä liikelaitoskuntayhtymässä.

3. Skenaario "Yhdessä organisaatiossa" muuttuvassa maailmassa ja uudessa työssä (Karl-Erik Michelsen)


Maailma on muuttunut monella tavalla, mutta kaikkia muutoksia yhdistää yksi ilmiö; Maailma on tänä päivänä ja huomenna yhtenäisempi ja kiinteämpi kuin aikaisemmin. Yhdistämällä organisaatioita saadaan syntymään säästöjä ja tehoja, poistetaan päällekkäisyyksiä ja nostetaan tuottavuutta.

Yhdistyvässä maailma ei suosi organisaatioita, jonka osat ovat irti toisistaan. Erillisyys synnyttää toisistaan poikkeavia toimintamalleja, joita on vaikea tai mahdoton yhdistää toisiinsa. Tieto ei kulje rajapintojen läpi ja tuloksena on hämmennystä, sekavuutta ja taloudellisia menetyksiä. Sen sijaan yhteen liitetyt organisaatiot muodostavat alustan uudelle työlle, jonka sisällöstä ja muodoista ei vielä tiedetä paljon mitään. Se kuitenkin tiedetään, että uusi työ on lähes pelkästään innovointia, uusien menetelmien ja toimintamallien luomista ja niiden soveltamista käytäntöön.

Yhdistäminen on mahdollista, koska ICT-järjestelmät tuottavat tietoa reaaliajassa. Tiedon avulla organisaatiot voidaan linkittää toisiinsa erilaisia toimintoja sekä horisontaalisesti että vertikaalisesti. Yksi esimerkki uudesta ajattelusta on pohjoisen hiihtokeskuksissa toteutettu taksien ja ravintoloiden horisontaalinen yhteispeli, jossa taksin tilaava asiakas saa samalla tiedon erilaisista ravintoloista ja taksi välittää valittuun ravintolaan pöytätilauksen. Verottaja on puolestaan sitonut metsänomistajat ja puunostajat vertikaaliseen verkostoon, jossa tieto ostoista ja myynneistä siirtyy automaattisesti verottajan tiedostoihin.

Meri-Lapin kuntaorganisaatiot ovat nyt risteyskohdassa, jossa tehtävät valinnat vaikuttavat pitkälle tulevaisuuteen. Vaihtoehtoja kannattaa punnita tarkasti, mutta ratkaisuissa on syytä ottaa huomioon uuden työn mahdollisuus. Yhdistämällä syntyy uutta työtä, samoin ulkoistamalla. Ulkoistus kuitenkin siirtää todennäköisesti työpaikat halvemman kustannustason maihin. Yhteistyötä syventämällä vahvistetaan nykyisiä rakenteita, jotka on luotu vuosikymmeniä sitten. Rakenneuudistus on jo osoittanut, etteivät nykyiset rakenteet taivu uuden ajan vaatimuksiin. Sama koskee myös alueen kehittämistä erillisenä kokonaisuutena. Vaikka Meri-Lapin väestöpohja ehkä riittäisi autonomisen alueen rakentamiseen, samalla luotaisiin järjestelmä, joka ei olisi yhteensopiva muiden alueiden kanssa. Näin jouduttaisiin taas erillisyyden ongelmaan ja sen seurauksena tuottavuuden heikkenemiseen. 

4. SWOT "Yhdessä organisaatiossa"

Vahvuudet - skenaarion vahvuudet

  • Yksinkertaiset tavoitteet ja onnistumisen mittarit:
    • kuntatyössä Meri-Lapin alueella tehdään vähintään samat palvelut 500 htv vähemmällä
    • ICT:n, taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon henkilömäärä pienenee puoleen
    • digitaalinen palvelutuotanto on totta kaikilla alueilla
    • työtä ei siirry alueen ulkopuolelle lainkaan
  • Selkeä johtamisjärjestelmä uudessa liikelaitoskuntayhtymässä, jossa arvot voidaan rakentaa tulevaisuushakuisiksi
  • Täysin rajat rikkova sisäinen rakenne mahdollistaa siirtymisen uuteen

Heikkoudet - skenaarion heikkoudet

  • Radikaalisti uusi ajattelu ja uusi perustehtävä koko kuntatyön tulevaisuuden rakentaja vaatii uutta ajattelua ja rohkeita ratkaisuja myös päätöksenteossa
  • Olemassa olevasta luopuminen vaatii erittäin vahvaa ajattelua - sen tunnistaminen, että teknologiasta arvo siirtyy nopeasti osaamiseen ja ihmisiin, tulevaisuusnäky ei asetu konkreettisten faktojen varaan samalla tavalla kuin ennen
  • Rakenteisiin sidotusta kuntatyöstä luopumisen tuska - moniapaikkaisuuden ja monikanavaisuuden haaste
  • Tietovarastojen yhtenäistämisn tarvetta on pidetty niin pitkään faktana, että siitä luopuminen on todella vaikeaa - kuntalainen on kuitenkin eri asia kuin potilas

Mahdollisuudet - mihin tämä parhaimmillaan johtaa

  • Kuntatyötä tehdään Meri-Lapissa tulevaisuudessakin
  • Kilpailukyvyn menestyksen mahdollistaminen

Uhkat - mihin tämä pahimmillaan johtaa

3 kommenttia:

  1. Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä ei voi olla mukana kuntayhtymässä kylläkin liikelaitoskuntayhtymässä. Vaihtoehtoja ovat siis A) uusi liikelaitoskuntayhtymä B) Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymä. Toisaalta ei liene järkevää perustaa alueelle toista liikelaitoskuntayhtymää vaan nojaudutaan vaihtoehtoon B) ja tehdään siihen tarvittavat muutokset. Digitalisointi on automatisointia, joka vähentää henkilöstötarvetta substanssipuolella ja lisää ICT-puolelle. Lisäksi organisaatioiden toimintamallien yhtenäistäminen ja sitä kautta uusien asioiden oppiminen ja järjestelmien yhtenäistäminen nostaa kustannuksia liitosvaiheessa. Hedelmistä voidaan nauttia myöhemmin. Suomessa olemme jääneet jälkeen digitalisoinnissa mm. muista pohjoismaista joten valtakunnan tasollakin on tarvetta lisätä ICT-panostusta, joka lisää ICT-kustannuksia ja säästää substanssikustannuksia. Toisaalta ICT-kustannuksetkin tasaantuvat pitkällä aikavälillä kun panostetaan osaamiseen ja avoimiin järjestelmiin.

    VastaaPoista
  2. Yhden yhteisen organisaation etuna on mahdollisuus hankkia palvelut ”in house” – periaatteella. Yhteinen organisaatio toimii myös hankintayksikkönä ja kilpailuttaa hallitusti. Yhteinen organisaatio mahdollistaa myös alueellisten palvelujen tuottajien pärjäämisen kilpailussa ja siten vahvistaa alueellista yritystoimintaa. KL-kuntahankinnat ja hansel kilpailuttajina ovat niin suuria että ainoastaan isot valtakunnalliset ja globaaliset yritykset pystyvät toimimaan suurtoimittajina. Toisaalta näiden kilpailuttamat tuotteet eivät välttämättä tuota halvempaa kokonaishintaa kun huomioidaan prosessikustannukset. Yhden yhteisen organisaation kustannuksia, kilpailukykyä ja laatua pitää pystyä kontrolloimaan tehokkaasti. Toisaalta Suomen kokoisessa maassa ei yritystenkään välinen kilpailu ole kovin tehokasta. Tällainen yksi yhteinen organisaatio pystyy tuottamaan palvelut lähes omakustannushintaan. Yksikkönä se ei ole liian suuri mahdollistaen ketterän toiminnan.

    VastaaPoista
  3. Skenaario 1:n toimintamalli antaa joustavuutta pohdittaessa kuntien välistä yhteistyötä tai mahdollista yhdistämistä. Mallissa alueellinen siiloutuminen vähenee, digitalisointi mahdollistuu ja saadaan palveluille kattavuutta sekä resursseja tietohallintolain edellyttämään palvelujen kokonaisvaltaiseen suunnitteluun.

    VastaaPoista