Skenaario 2 - Ulkoistaminen

1. Ratkaisukuvaus - "Ulkoistaminen",  toimeksiannossa annettu tehtävä

Nykytilanne (tekstiosuus on sama kaikissa skenaarioissa)
Kuva: ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon
nykytilanne henkilöstömäärineen (noin).
Nykytilanteessa Meri-Lapissa suoraan ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tehtävissä työskentelee noin 130 henkilöä noin 20 työyhteisössä. Työ on sidottu ainakin pääosin perinteisesti vakansseihin ja fyysiseen työpaikkaan. Työ jäsentyy lähes yhtä moneen erilaiseen tehtäväkuvaan ja paikkaan kuin mitä henkilöitä on. Näin muodostunut työ on helposti hyvin haavoittuvaa ja synergiahyötyjä on hyvin vaikea saada. Toimintakulttuurit yleensä kuntaorganisaatioissa ovat hyvin erilaisia verkostoihin ja alati muuttuvaan maailmana tottuneessa ICT:ssä kuin kuukauden tai vuoden rytmityksiin ja niiden mukaan tuomiin rytmityksiin tottuneissa henkilöstöhallinnossa ja taloushallinnossa. ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon resurssit suhteessa työntekomääriin vaihtelevat eri organisaatiossa suuresti. Niin pitää ollakin toimialojen erilaisuuden myötä. Yhteensä työntekijöitä on noin 5200 näissä organisaatioissa. Henkilöstyövuosia tehdään noin 5500, ehkä hieman enemmänkin. ICT-, taloushallinto ja henkilöstöhallintohenkilöstö on samaa suuruusluokkaa kokonaisuutena katsottuna. Henkilöstöä (htv) yhtä henkilöstöhallinnon työntekijää kohden on luokkaa 150. Tietohallinnossa luku on suunnilleen sama - vertailulukuna se saattaa olla aivan yhtä hyvä kuin ICT-kustannusten suhde liikevaihtoon. Taloushallinnossa vertailulukuna käytetään talouden loppusummaa ja tositteiden määrää. Henkilöstömäärä voi merkittävimpänä kulueränä olla sielläkin kohtuullisen hyvä vertailuperuste, ei niin selkeästi kuin henkilöstöhallinnossa tai ICT:ssä. Yksittäisen organisaation ja yksittäisen toiminnon kohdalla resurssihaaste on varmasti totta. Kokoanaisuutena resurssit ovat erittäin hyvät. Yhdessä organisaatiossa toteutettuna suunnilleen vastaava henkilöstömäärä 2013 oli mm. Lahden kaupungissa (5214 htv), siellä myös henkilöstöjakauma vastaa suunnilleen (hyvin karkea arvio) Meri-Lapin kuntaorganisaatioiden henkilöstöjakaumaa (500 nimikettä, hoitola suurin, opetusala toiseksi suurin). Karkeasti voi sanoa, ei tietenkään mitenkään suoraviivaisesti vertailua voi tehdä, että jos tehtävät on hoidettavissa puolella, ehkä jopa kolmanneksella nykyisestä henkilöstömäärästä. Korostamme, että sen tekeminen vain resursseja pienentämällä oli Meri-Lapin kannalta tuhoisaa.

Henkilöstöhallinto

Työtehtävät ovat henkilöstöhallinnossa hyvin samankaltaiset. Sopimuksia kunnan sisällä on useita ja haasteet syntyvät yhtä suurina isoissa ja pienissä kunnissa. Kuntayhtymissä henkilöstöhallinnon näkökulmasta tilanne helpottuu, kun sopimusten määrä vähenee. Kaikki kyseessä olevat organisaatiot ovat suuriksi organisaatioiksi luokiteltuja - niitä koskee sama lainsäädäntö ja samat velvollisuudet palvelusuhteiden ja esimerkiksi työsuojelun suhteen. Kuntatyöantaja tekee yhteisiä tulkintoja ja linjauksiin liittyvä tietopohja on yhtenäinen. Yhteistyösuhteet Kelaan, Kuntatyönantajaan ja Työvoimahallintoon ovat samankaltaiset. Heterogeenisuus on kunnan sisällä, kuntien välillä sitä ei ole. Tapa toimia näyttäisi nopeasti katsottuna tosin poikkeavan toisistaan. Esimerkiksi 50 opettajan palkan laskeminen vie kyllä aikaa ja vaatii ammattitaitoa. Mutta 500 opettajan palkan laskeminen ei vaadi sitä edes kahta kertaa enempää. ETLAn tutkimuksen mukaan palkanlaskija on hyvin todennäköisesti häviävien ammattien joukossa. Henkilöstöhallinnossa(kin) rutiinityö siirtyy pois ja tilalle voidaan rakentaa osamaisen kehittämisen ja työhyvinvoinnin kehittämisen työtä, joka vaikuttaa koko kuntatyön tuottavuuteen.

ICT

ICT on muuttunut yleisinnovaatioksi, joka muuttaa koko yhteiskuntaa radikaalilla tavalla. Digitaalinen palvelutuotanto on totta. Sanotaan ICTn muuttavan työtä enemmän kuin sähkön aikanaan - keskeisinä digitaalisen palvelutuotannon aloina on opetus ja terveydenhuolto. ICTn rooli muuttuu pilvipalveluiden ja kuluttajistumisen aikana todella nopeasti. Mikrotuki esimerkiksi yrityksissä annetaan (sikäli kun sitä vielä on) yhä useammin Intiasta ja verkot muuttuvat sähköverkon kaltaisiksi. Muutos ei ole tulevaisuutta vaan se on tässä tällä hetkellä. ICT-henkilöstön työ on muuttunut, ammatteja häviä ja tilalle nousee tietojohtamisen tehtäviä ja ketterän uusien teknologioiden käyttöönoton osaaminen. Työ linkittyy suoraan henkilöstöhallintoon ja taloushallintoon.

Taloushallinto

Taloushallinnon työ muuttuu eteenpäinkatsovaksi ennustamiseksi. Rutiinit siirtyvät ensin ulos ja sitten koneille - historiaa hyvin nopeasti ovat kirjanpito nykymuodossaan, tiliöinnit, ostoreskontra. Myös taloussuunnittelun rooli muuttuu proaktiiviseksi. Linkit ICT:n ovat ja myös henkilöstöhallintoon ovat erittäin suuret. ETLAn tutkimuksen mukaan erittäin todennäköisesti häviävien ammattien listalla on kirjanpitäjä.

2. Skenaario "Ulkoistaminen"

Julkishallinnossa palvelukeskuksia on syntynyt nopeasti viime vuosina tuottavuusvaateen kasvaessa. Valtionhallinnossa ICTn, henkilöstöhallinnon ja osin taloushallinnon keskittäminen on edennyt nopeasti hyvin pitkälle.

Ulkoistaminen yrityksissä on selkeä suunta. Tehokkaassa ulkoistuksessa tietohallinto kannattaa erottaa muusta. Ulkoistus siirtää työn ennen pitkää kauemmas, ICT-maailmassa se on tarkoittanut esimerkiksi Intiaa. Kehittäminen on tehokasta, mutta se kohdistuu uusiin teknologioihin ja itse ICThen. Itse kuntatyön kehittämiseen erikoistunutta ei ole. Ulkoistamisvaihtoedossa kannattaa kilpailutta kaikkien nyt selvityksen alla olevien organisaatioiden ICT-, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon toiminnot kahdessa (ICT erikseen) tai kolmessa (kaikki erikseen) osassa. Ratkaisun tekeminen kannattaa jättää tarjoajille (miten järjestäisit toiminnot ja millaisin kustannuksin?).

Skenaarion kilpailutusprosessin kuvataan raportissa.

2. Skenaario "Ulkoistaminen" muuttuvassa maailmassa ja uudessa työssä (Karl-Erik Michelsen)


Ulkoistaminen on keino vähentää kiinteitä kuluja ja siirtää vastuuta organisaatioille, jotka osaavat tehdä työn paremmin. Yksityinen sektori tekee ulkoistusta, koska yritykset haluavat fokusoitua alueille, jossa niillä on parhaat kilpailuedut. Julkinen sektori voi myös ulkoistaa ja joissakin tapauksissa ulkoistaminen on hyvä ratkaisu. Erityisen hyvä se on, jos ulkoistamista käytetään verkottumisen apuvälineenä. ICT on helposti ulkoistettavissa ja ulkoinen toimija saadaan parhaassa tapauksessa sitoutettua kehittämään kuntien palvelurakenteita. Ulkoistamisessa menetetään kuitenkin valta hallita kunnan toiminnan kannalta elintärkeitä toimintoja, joista ICT on ehdottomasti yksi. Siksi ulkoistamisen vaihtoehtona voisi harkita yhteistoimintaa, jossa yksityiset ja julkiset ICT-alan toimijat kehittävät yhdessä kuntien tietojärjestelmiä.



3. SWOT "Ulkoistaminen"

Vahvuudet - skenaarion vahvuudet

  • kustannustehokkuus on saatavissa, prosessissa voi yhtenä vaihtoehtona olla oma tuotanto, jolloin kilpailijoiden on oltava meitä itseämme tehokkaampia
  • prosessi on hyvin selkeä ja yksinkertainen
  •  nykyisistä järjestelmistä siirrytään sujuvasti uusiin niiden elinkaaren päättyessä
  • päätelaitteet voidaan sopia pidettäväksi jatkuvasti tarkoituksenmukaisella tasolla

Heikkoudet - skenaarion heikkoudet

  • työtä siirtyy Meri-Lapin alueelta pois
  • kokonaisvaltainen kuntatyön kehittäminen ei mahdollistu

Mahdollisuudet - mihin tämä parhaimmillaan johtaa

  • kustannustason laskuun

Uhkat - mihin tämä pahimmillaan johtaa

  • koko kuntatyön kurjistumiseen

1 kommentti:

  1. Ulkoistamisessa pitää erottaa tietohallinto ja ICT. Tietohallinto on organisaation ydintoimintaa ja sitä tekee jokainen työntekijä, substanssi –johto sekä tietohallintohenkilöstö. Tietohallintoa ei voi ulkoistaa mutta ICT:n voi. Ulkoistamista kannattaa tehdä skenaario 1:n ”yhdessä organisaatiossa” –mallissakin. Esimerkiksi ”rautaan” panostamista kannattaa optimoida. Mm. konesalien suuret palvelimet ja varmistusjärjestelmät järjestelmät on usein kannattavaa ostaa ”pilvestä” eli siis ulkoistaa. Ulkoistamisen kannattavuus on tarkoin selvitettävä. Pienillä organisaatioilla ulkoistamisaste on suuri kun taas suuremmilla sen tarve pienenee. Olemme menossa päätelaitteissa kohden ”bring your own device” -mallia, jossa opiskelijoilla ja joissakin tapauksissa henkilökunnallakin voi olla omia päätelaitteita, joita voi käyttää opiskelussa ja työntekemisessä. Työasemien äly siirtyy palvelimille ja pilveen, jolloin päätelaitteen vaatimukset ovat pienemmät kuin nykyisin. Organisaatioiden tietohallintojohto yhdessä ”yhden organisaation” –johdon kanssa ratkaisee ulkoistamisasteen.

    VastaaPoista