Skenaario 3 - Syvenevä yhteistyö

1. Ratkaisukuvaus "Syvenevä yhteistyö", toimeksiannon ulkopuolinen kuvaus

Nykytilanne (tekstiosuus on sama kaikissa skenaarioissa)

Kuva: ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon
nykytilanne henkilöstömäärineen (noin).

Nykytilanteessa Meri-Lapissa suoraan ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tehtävissä työskentelee noin 130 henkilöä noin 20 työyhteisössä. Työ on sidottu ainakin pääosin perinteisesti vakansseihin ja fyysiseen työpaikkaan. Työ jäsentyy lähes yhtä moneen erilaiseen tehtäväkuvaan ja paikkaan kuin mitä henkilöitä on. Näin muodostunut työ on helposti hyvin haavoittuvaa ja synergiahyötyjä on hyvin vaikea saada. Toimintakulttuurit yleensä kuntaorganisaatioissa ovat hyvin erilaisia verkostoihin ja alati muuttuvaan maailmana tottuneessa ICT:ssä kuin kuukauden tai vuoden rytmityksiin ja niiden mukaan tuomiin rytmityksiin tottuneissa henkilöstöhallinnossa ja taloushallinnossa. ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon resurssit suhteessa työntekomääriin vaihtelevat eri organisaatiossa suuresti. Niin pitää ollakin toimialojen erilaisuuden myötä. Yhteensä työntekijöitä on noin 5200 näissä organisaatioissa. Henkilöstyövuosia tehdään noin 5500, ehkä hieman enemmänkin. ICT-, taloushallinto ja henkilöstöhallintohenkilöstö on samaa suuruusluokkaa kokonaisuutena katsottuna. Henkilöstöä (htv) yhtä henkilöstöhallinnon työntekijää kohden on luokkaa 150. Tietohallinnossa luku on suunnilleen sama - vertailulukuna se saattaa olla aivan yhtä hyvä kuin ICT-kustannusten suhde liikevaihtoon. Taloushallinnossa vertailulukuna käytetään talouden loppusummaa ja tositteiden määrää. Henkilöstömäärä voi merkittävimpänä kulueränä olla sielläkin kohtuullisen hyvä vertailuperuste, ei niin selkeästi kuin henkilöstöhallinnossa tai ICT:ssä. Yksittäisen organisaation ja yksittäisen toiminnon kohdalla resurssihaaste on varmasti totta. Kokoanaisuutena resurssit ovat erittäin hyvät. Yhdessä organisaatiossa toteutettuna suunnilleen vastaava henkilöstömäärä 2013 oli mm. Lahden kaupungissa (5214 htv), siellä myös henkilöstöjakauma vastaa suunnilleen (hyvin karkea arvio) Meri-Lapin kuntaorganisaatioiden henkilöstöjakaumaa (500 nimikettä, hoitola suurin, opetusala toiseksi suurin). Karkeasti voi sanoa, ei tietenkään mitenkään suoraviivaisesti vertailua voi tehdä, että jos tehtävät on hoidettavissa puolella, ehkä jopa kolmanneksella nykyisestä henkilöstömäärästä. Korostamme, että sen tekeminen vain resursseja pienentämällä oli Meri-Lapin kannalta tuhoisaa.

Henkilöstöhallinto

Työtehtävät ovat henkilöstöhallinnossa hyvin samankaltaiset. Sopimuksia kunnan sisällä on useita ja haasteet syntyvät yhtä suurina isoissa ja pienissä kunnissa. Kuntayhtymissä henkilöstöhallinnon näkökulmasta tilanne helpottuu, kun sopimusten määrä vähenee. Kaikki kyseessä olevat organisaatiot ovat suuriksi organisaatioiksi luokiteltuja - niitä koskee sama lainsäädäntö ja samat velvollisuudet palvelusuhteiden ja esimerkiksi työsuojelun suhteen. Kuntatyöantaja tekee yhteisiä tulkintoja ja linjauksiin liittyvä tietopohja on yhtenäinen. Yhteistyösuhteet Kelaan, Kuntatyönantajaan ja Työvoimahallintoon ovat samankaltaiset. Heterogeenisuus on kunnan sisällä, kuntien välillä sitä ei ole. Tapa toimia näyttäisi nopeasti katsottuna tosin poikkeavan toisistaan. Esimerkiksi 50 opettajan palkan laskeminen vie kyllä aikaa ja vaatii ammattitaitoa. Mutta 500 opettajan palkan laskeminen ei vaadi sitä edes kahta kertaa enempää. ETLAn tutkimuksen mukaan palkanlaskija on hyvin todennäköisesti häviävien ammattien joukossa. Henkilöstöhallinnossa(kin) rutiinityö siirtyy pois ja tilalle voidaan rakentaa osamaisen kehittämisen ja työhyvinvoinnin kehittämisen työtä, joka vaikuttaa koko kuntatyön tuottavuuteen.

ICT

ICT on muuttunut yleisinnovaatioksi, joka muuttaa koko yhteiskuntaa radikaalilla tavalla. Digitaalinen palvelutuotanto on totta. Sanotaan ICTn muuttavan työtä enemmän kuin sähkön aikanaan - keskeisinä digitaalisen palvelutuotannon aloina on opetus ja terveydenhuolto. ICTn rooli muuttuu pilvipalveluiden ja kuluttajistumisen aikana todella nopeasti. Mikrotuki esimerkiksi yrityksissä annetaan (sikäli kun sitä vielä on) yhä useammin Intiasta ja verkot muuttuvat sähköverkon kaltaisiksi. Muutos ei ole tulevaisuutta vaan se on tässä tällä hetkellä. ICT-henkilöstön työ on muuttunut, ammatteja häviä ja tilalle nousee tietojohtamisen tehtäviä ja ketterän uusien teknologioiden käyttöönoton osaaminen. Työ linkittyy suoraan henkilöstöhallintoon ja taloushallintoon.

Taloushallinto

Taloushallinnon työ muuttuu eteenpäinkatsovaksi ennustamiseksi. Rutiinit siirtyvät ensin ulos ja sitten koneille - historiaa hyvin nopeasti ovat kirjanpito nykymuodossaan, tiliöinnit, ostoreskontra. Myös taloussuunnittelun rooli muuttuu proaktiiviseksi. Linkit ICT:n ovat ja myös henkilöstöhallintoon ovat erittäin suuret. ETLAn tutkimuksen mukaan erittäin todennäköisesti häviävien ammattien listalla on kirjanpitäjä.

Skenaarion "Syvenevä yhteistyö" kuvaus

Nykytilan säilyttäminen ja kehittäminen sen pohjalta on toimijoiden itsensä kannalta usein toivotuin ratkaisu. Se näyttäisi toivotulta myös Meri-Lapissa. Ratkaisu on tavallaan Nollaskenaario, jossa ei lopulta tehdä mitään. Painopiste on järjestelmissä ja niiden yhtenäistämisessä, parhaimmillaankin kokonaisarkkitehtuuriratkaisuista, joita kohden mennään. Yhteistyö perustuu helposti tehtäväjakoon eri toimijoiden kesken. Haastavaa on saada yhtenäisyyttä ICT:n, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon kohdalla, ratkaisu on helposti ICT-painotteinen, sen painopiste on kustannustehokkuuden hakemisessa nykyisiä toimintoja yhdistellen, ei osaamisen siirtämisestä uudelle tasolle. Kehittämisvauhti on vaikea pitää samassa tahdissa kuin erityisesti ICTn kehittyminen kulkee. Edes ICTn rooli ei ole digitaalisessa palvelutuotannossa.

 

2. Skenaario "Syvenevä yhteistyö" muuttuvassa maailmassa ja uudessa työssä (Karl-Erik Michelsen)



Kuntien välistä työnjakoa voi ja sitä kannattaa syventää, sillä se tehostaa toimintoja ja karsii pois päällekkäisyyksiä. Syventävä yhteistyö on kuitenkin eri asia kuin kuntaorganisaatioiden asettaminen uuteen asentoon. Jos organisaatiota katsotaan toimintojen eikä rakenteen kautta, yhteistyön syventäminen ei ole oikea ratkaisu. Sen sijaan tarvitaan joustavaa yhteistyötä, jota voidaan syventää tuomalla mukaan uusia toimijoita ja uutta työtä. 

3. SWOT "Syvenevä yhteistyö"

Vahvuudet - skenaarion vahvuudet

• ratkaisu on erittäin helposti hyväksyttävissä olemassa olevissa organisaatioisas

Heikkoudet - skenaarion heikkoudet

• jatkamme nykytilaa ja nykyistä kehityksen suuntaa

Mahdollisuudet - mihin tämä parhaimmillaan johtaa

Uhkat - mihin tämä pahimmillaan johtaa

• kustannustason kohtuuton nousua
• varjo-organisaatioiden ja varjojärjestelmien syntyminen avoimessa maailmassa
• tukiorganisaatiot eivät pysy kehityksen tahdissa
• työelämän muutokseen ei pystytä vastaamaan ja työt yksinkertaisesti häviävät erityisesti mikrotuessa, palkkalaskennassa ja kirjanpidossa
• kuntatyön tuottavuutta ei pystytä turvaamaan